OFICINA SIN PAPEL

LA SECRETARIA GENERAL INFORMA A
TODOS LOS DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL Y COORDINADORES DE GRUPO DE DIRECCIÓN GENERAL, REGIONALES Y CENTROS


En el marco del Proyecto de la Oficina sin Papel se viene promoviendo el mayor aprovechamiento de la infraestructura tecnológica (Outlook y aplicativo de Gestión Electrónica Documental –ONBASE) que posee la Entidad. Es así como desde el 15 de agosto de 2007 se implementó el uso del correo electrónico para las comunicaciones oficiales entre dependencias de la Dirección General.

Una vez afianzado este procedimiento entre las dependencias de la Dirección General se ampliará a partir del 8 de octubre de 2007, a las comunicaciones oficiales dirigidas por la Dirección General a Regionales y Centros de Formación Profesional y a las dirigidas por Regionales y Centros de Formación a la Dirección General. Por lo tanto, NO SE TRAMITARÁN NI RADICARÁN ESTE TIPO DE COMUNICACIONES EN SOPORTE FÍSICO PAPEL SINO ÚNICAMENTE VÍA E-MAIL.

A partir de esa fecha, todos los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales podrán solicitar la radicación de los e-mail dirigidos a Regionales y Centros de Formación Profesional desde la Dirección General o desde las Regionales y Centros de Formación Profesional hacia la Dirección General al correo electrónico radicacionregionales@sena.edu.co, citando en la línea de asunto, “ Para radicar” y siguiendo las recomendaciones que se encuentran en el instructivo adjunto.

Una vez radicado el e-mail se notificará tanto al destinatario como al remitente vía Outlook y quedará incorporado en el aplicativo ONBASE, desde donde las Regionales y Centros de Formación Profesional que se encuentren conectados al aplicativo, podrán tramitar autónomamente la respuesta, la cual una vez remitida al destinatario queda radicada e incorporada al aplicativo automáticamente.

Por todo lo expuesto, todos los funcionarios deben adquirir el hábito de revisar diaria y periódicamente en el día, su correo electrónico para que el uso de esta herramienta logre su propósito: oportunidad, eficacia y eficiencia, en el trámite de las comunicaciones oficiales y ahorro de tiempo, talento humano, tintas, mantenimiento de equipos y papel, entre otros.

Cualquier inquietud en relación con este trámite pueden consultarlo con la Coordinadora del Grupo de Administración de Documentos en el correo electrónico npvela@sena.edu.co.

Atentamente,


MARITZA HIDALGO ANIBAL
Secretaria General (12020)
mhidalgoa@sena.edu.co
SENA- Dirección General
Teléfono: 5461600 Extensión 2011